Quem é do estilo “deixa a vida me levar” já deve ter percebido que às vezes o final do dia tem aquele gostinho de tarefas inacabadas, por mais produtivo que o dia tenha sido. Entretanto, isso pode acontecer também com as pessoas organizadas! Isso porque o planejamento vai muito além da to-do list – é preciso saber como dar conta de completar todas as tarefas colocadas nela.
Entenda a técnica e veja dicas para dar check em todas as suas tarefas do dia.
Por que fazer uma to-do list
Quando se fala em organização, a to-do list é uma das técnicas mais populares e aceitas. Não é por menos: a simplicidade do formato conquista adeptos e o poder de aumentar a produtividade a partir de algo tão “simples” encanta qualquer um.
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E organizar seu dia, mês e até ano traz inúmeros benefícios para a vida, tanto pessoal quanto profissional. É a partir do planejamento que é possível realizar grandes projetos, tirar os sonhos do papel e, claro, cumprir com aquelas tarefas e compromissos da rotina, que sempre vão existir.
Fazer uma to-do list com o que precisa ser feito em algum período é o primeiro passo para uma rotina muito mais produtiva. Alguns dos benefícios que esse hábito simples pode trazer são:
- Mais produtividade (realizar tarefas em menos tempo);
- Mais foco e concentração;
- Mais criatividade;
- Mais tempo livre;
- Ter o tempo melhor aproveitado;
- Melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
E como o nome sugere, fazer uma to-do list é simples! É só pegar um papel e listar tudo o que precisa ser feito. Mas, e depois?
Como organizar sua to-do list
O método realmente é simples, mas algumas dicas de como construir sua to-do list podem ajudar a tornar a vida muito mais produtiva e seu trabalho muito mais eficiente.
Comece sua to-do list por aqui:
- Liste TODAS as tarefas pendentes e que deseja fazer;
- Organize as tarefas de acordo com temas (trabalho, filhos, saúde);
- Divida uma grande tarefa em várias tarefas menores;
- Veja se é possível delegar alguma para outra pessoal;
- Determine o que é urgente e importante de ser feito antes;
- Marque compromissos com horário no calendário/agenda;
- Organize essa lista de tarefas durante a semana.
Essa é a primeira parte da sua organização em to-do list: analisar tudo o que precisa ser feito e passar para uma lista. Isso libera espaço em sua mente para conseguir focar no que precisa de fato ser feito, sem se preocupar em estar esquecendo alguma coisa.
Durante o dia, é normal outras demandas surgirem. David Allen, consultor e instrutor em produtividade, autor de “A arte de Fazer Acontecer”, recomenda a criação de um lugar de fácil acesso para que essas novas tarefas sejam registradas.
Quando isso acontecer, avalie: essa tarefa é urgente? Preciso passá-la na frente das outras ou planejo para mais tarde ou outro dia?
5 dicas para completar a to-do-list no final do dia
A lista de tarefas e demandas está feita. E agora? Muitas vezes, ter a to-do list feita não significa nada. Sem saber administrá-la, você pode chegar ao final do dia com muitas tarefas em aberto, o que causa frustração e pode atrapalhar todo o andamento do planejamento.
Por isso, especialistas em organização do tempo e produtividade também desenvolveram estratégias e dicas para conseguir cumprir as tarefas propostas com mais tranquilidade durante o dia – e aproveitando o máximo da energia. Confira alguns formatos.
1. Blocos de tempo
Depois da to-do list feita, organize suas tarefas em blocos de tempo, considerando quanto tempo leva para fazer cada tarefa. Por exemplo, se precisa desenvolver um projeto no trabalho, que é algo complexo, separe algumas horas para focar apenas nisso. Sem distrações.
Quem tem dificuldade em manter o foco por muito tempo pode usar blocos de tempo menores, ou métodos como o Pomodoro, que consistem em realizar a tarefa em foco por 25 minutos e descansar cinco, repetindo o ciclo por quatro vezes. Depois do quarto ciclo, o descanso pode ser maior.
2. Blocos de temas
Além de organizar as tarefas em blocos de tempo, também é interessante dividi-las por tema. Isso porque quando o cérebro precisa se adequar a novos temas muitas vezes ao dia, acaba ficando cansado mais rápido, dificultando o cumprimento da to-do list.
Assim, se precisa fazer três relatórios, duas análises de dados e enviar e-mails, faça todos os relatórios, depois todas as análises e depois foque apenas nos e-mails. Assim seu cérebro não pula de uma tarefa para outra que não está relacionada.
3. Determine três prioridades (e comece por elas)
Uma das maneiras de ter um dia mais produtivo e sem o sentimento de frustração ao final dele é começar pelas tarefas prioritárias. Assim, mesmo que a to-do list não tenha sido completada, as principais tarefas foram realizadas, o que evita urgências no dia seguinte.
Na hora de listar as prioridades, lembre-se de considerar todos os aspectos da sua vida, e não apenas o profissional. Coloque tarefas pessoais também como prioridade para ter mais equilíbrio na rotina.
4. Use a lista 1-3-5
Esse formato de organização de to-do list também busca elencar as tarefas do dia de acordo com seu tamanho (considerando o trabalho necessário e o tempo que leva para ser feito).
Para fazer, é fácil: escolha 1 grande tarefa – 3 tarefas médias – 5 tarefas pequenas. E as faça nessa ordem. Assim, você já elimina a demanda mais complexa logo no começo do dia, o que dá mais tempo para o restante da lista e melhora a motivação.
5. Determine horários (para não subestimar seu tempo)
Uma das maiores dificuldades para organizar as tarefas diárias e cumpri-las é reconhecer, de fato, o tempo disponível. É comum que as pessoas subestimem o tempo que levam para fazer cada tarefa, considerando que a concluirão rapidamente, sobrando muito tempo para as outras.
O que acaba acontecendo é que uma das tarefas toma muito mais tempo para ser feita do que o esperado, atrasando toda a agenda. Por isso, uma dica é marcar horário para começar e terminar uma tarefa, deixando sempre uma folga para imprevistos, mas foque em cumpri-la naquele período.
Depois de um tempo, é possível analisar quais tarefas demandam muito mais tempo do que o esperado e organizar as próximas to-do list a partir dessa informação.
Deu para ver que a técnica da to-do list é poderosa, mas que sem organização, se tornará apenas mais uma lista perdida entre outros papéis. Por isso, buscar sempre aprimorar e desenvolver habilidades de organização e produtividade é essencial, tanto para a vida pessoal quanto profissional. Teste as dicas e tenha uma vida muito mais tranquila.
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