Gestão de inventários: reduzindo custos e otimizando resultados

Em um cenário econômico adverso, de baixa previsibilidade de resultados, em que as empresas buscam aumentar sua lucratividade e reduzir custos operacionais e despesas, o processo de inventário passa a ser uma ferramenta de gestão secundária. Isso pode acontecer pelas dificuldades dos gestores de identificarem retorno em um processo visto como oneroso para a organização.
Em virtude deste fato, muitas empresas apenas realizam os processos/ciclos que lhe são obrigatórios pela lei ou pela regulamentação do setor em que atuam.
Pesquisas apontam que entre as maiores empresas brasileiras dos setores de varejo, bens de consumo e farmacêutico, 62% das companhias realizam inventários como parte de sua rotina para atualização de estoque (sem considerar os obrigatórios por lei). Os números mostram que são empresas cientes dos benefícios de um processo de inventário bem estruturado.
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Para ter uma ideia prática destas benesses, um programa de inventário, quando realizado de acordo com as melhores práticas de mercado, pode apresentar não apenas um retorno financeiro de longo prazo, mas também melhor transparência e acuracidade nos resultados, consistência nos ajustes, conhecimento dos reais níveis de estoque e a identificação do nível de perdas real da empresa.
Além disso, para a geração dos benefícios esperados na gestão de inventários é imprescindível a definição de um formato de documento consistente com o modelo de negócio da empresa, considerando o planejamento de todas as fases do ciclo, que engloba desde a preparação até a finalização do pós-inventário.
O processo de apuração e equalização da relação física versus sistemas incorre em ajustes de estoque, impactando diretamente na gestão de abastecimento, tais como, redução de rupturas; redução dos custos de estoque; e redução de custos indiretos de compras e logística.
Após tais ajustes, é possível identificar o nível real de perdas da empresa, os itens críticos visados para furtos e desvios internos, e prover o direcionamento de ações mais assertivas para redução de perdas desconhecidas. A partir dessa análise, é comum balizar que parte dessas perdas são ocasionadas por problemas e falhas em processos, como a não conferência de recebimento e inversões de códigos de produtos. Esse balizamento propicia o direcionamento de ações para redução das perdas mais consistentes e perenes.
A não realização de alguma etapa, coloca em risco todo o investimento destinado à realização do ciclo de inventários, bem como podendo incorrer, de maneira direta, em resultados distorcidos e definição de ações ineficazes para a redução das perdas e a ruptura de produtos.
Exemplo real
Um case que elucida na prática os resultados da estruturação de um ciclo de inventários é o de um varejista que necessitava fechar o seu balanço contábil.
A empresa tinha como demanda da auditoria externa a realização de inventários em todas as suas unidades físicas dentro do período de dois meses. De acordo com o cenário apresentado, na etapa de planejamento, foi realizado um processo de sourcing de terceiros para o modelo de inventário definido.
Para garantir que todos recebessem todas as informações necessárias para realização do ciclo, foram desenvolvidos processos e documentos, como o procedimento operacional de organização, um plano de comunicação com as lojas e um dashboard para acompanhamento e controle da operação e dos custos do projeto.
Com base no acompanhamento deste dashboard, foi identificado como custo elevado o deslocamento das equipes operacionais, tanto da empresa terceira quanto dos colaboradores internos.
Em face da distância das bases operacionais da empresa terceira, os impactos logísticos atingiam R$ 500 mil. Foram identificadas as quatro lojas com maior custo de deslocamento, localizadas nos estados do Pará e Maranhão.
Também foram identificados os clientes, da empresa terceirizada, situados próximos às lojas críticas, o que permitiu a sugestão de alteração das datas de realização de inventários dos outros clientes da empresa terceira para que ocorressem de forma sequencial, permitindo, assim, a diluição do custo de deslocamento entre os clientes.
Após os devidos ajustes, houve uma redução de aproximadamente 20% do total do custo de deslocamento.
No período de dois meses foi realizado o ciclo completo de inventário em todas as lojas da rede, contando com a validação da auditoria externa em diversas unidades, o que mostra o impacto e a importância de um planejamento e preparação robustos, que garantam a equalização das atividades durante os inventários, mesmo em um cenário altamente adverso, principalmente pela escassez de tempo.
Portanto, o ponto focal está na complexidade das operações e os modelos de negócio de cada companhia, que permite que existam infinitas variáveis, interagindo e influenciando no resultado de um ciclo de inventários. Assim, um mapeamento apurado dos fatores críticos, não limitados aos apresentados neste artigo, definem a correta atuação dos diversos níveis hierárquicos e garantem o controle dos custos e a garantia dos resultados esperados por cada empresa.
*André Cilurzo é gerente de Governança, Riscos e Compliance da Protiviti, consultoria global especializada em finanças, tecnologia, operações, governança, risco e auditoria interna.