O inventário de estoque é uma tarefa trabalhosa e driblar os entraves desse processo só é possível por meio de planejamento. As boas práticas irão ajudar a fazer um plano de ação para facilitar a contagem dos produtos e melhorar a gestão do seu estoque a curto, médio e longo prazo.
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A adoção da leitura do código de barras e a organização das atividades que norteiam a contagem irão reduzir consideravelmente o tempo que você utiliza para fazer o balanço de estoque. Além disso, existem atividades que antecedem o dia da contagem que farão toda a diferença no final. Não deixe para decidir tudo em cima da hora porque a probabilidade de algo não sair como o esperado é bem grande.
Listamos a seguir as dez principais etapas de um processo de contagem de estoque.
1. Decida quando o inventário de estoque será realizado
Defina o dia e a hora em que a contagem será iniciada. Essas duas informações serão o ponto de partida para o restante do planejamento. Leve em consideração a quantidade aproximada de produtos que existe no seu estoque e o tempo médio gasto para contagem dos últimos anos.
2. Defina quem irá participar da contagem
Leve em consideração optar por colaboradores comprometidos e preocupados em cuidar dos mínimos detalhes.
3. Crie equipes e nomeie líderes para execução de todo processo
Quanto mais cabeças pensarem, melhor será o resultado. Indiferentemente da quantidade de pessoas que irão participar, é muito importante criar equipes e nomear líderes para o processo da contagem. Os líderes terão o papel de coordenar os times e agir como facilitadores caso alguém tenha dúvidas ou precise de ajuda.
4. Determine como e quais ferramentas irá utilizar
Utilize a tecnologia para facilitar o processo, entre elas, aplicativo móvel, coletor de dados (sem fio), computador com leitor de código de barras, etc.
5. Hora de organizar os produtos e o local da contagem
O estoque precisa estar impecável para a hora da contagem. Então siga esse checklist: organize o ambiente e deixe os códigos de barras visíveis de forma que favoreça a contagem; para evitar erro no inventário, certifique-se e defina como será realizada a contagem das caixas e, ou, produtos que estão espalhados pelas outras dependências da loja e verifique se os produtos com defeito devem ser contabilizados.
6. Defina por onde começar e terminar
Defina uma rota para a loja e outra para o depósito. Divida as equipes e qual será a rota de cada uma no balanço de estoque.
7. Demonstre e teste o processo que foi definido
Teoria e prática são coisas diferentes. Então, ficam as dicas: enquanto estiverem realizando a contagem, se for preciso parar, tenha como regra que seu colaborador deve colocar a mão em cima da caixa que contou por último. Outra prática válida é puxar a caixa para não correr o risco de se perder. E, não se esqueça, é importante identificar de alguma forma os lugares onde a contagem já foi realizada. Sugerimos que faça um treinamento simples e prático. Todos precisam entender o que fazer e como fazer para que o objetivo final seja atingido.
8. Está tudo planejado, agora é só executar
Acompanhe durante alguns minutos cada equipe para se certificar de que tudo está indo como esperado. Se algo não está dando certo, pare, reúna algumas pessoas para encontrar uma solução.
9. Auditoria da contagem
Ao finalizar a contagem do inventário de estoque, confira se todos os locais da loja e depósito estão identificados como contabilizados. Se algo passou batido, veja a equipe responsável e peça que verifiquem. Se tudo foi contado, hora de fazer a contabilização final.
10. Momento de fazer o acerto do inventário
Após finalizar a contagem e auditar o ambiente, é hora de fazer os ajustes necessários no estoque. No fechamento, se ocorrerem divergências é importante fazer uma nova contagem para confirmar se a quantidade contada na primeira vez está correta. Depois disso, faça os acertos de acordo com a política interna da sua loja.
Vanderlei Kichel é CEO da SetaDigital, software house especializada no varejo calçadista
