A multinacional de mobiliário Herman Miller, realizou uma pesquisa em 4 continentes sobre o tema ?colaboratividade? a fim de entender como as pessoas se relacionam no espaço de trabalho. Com isso a empresa chegou ao conceito do Living Office. O resultado é uma abordagem diferente na gestão de pessoas e seu trabalho, das ferramentas e produtos que permitem tal trabalho, e os lugares onde as pessoas se juntam para fazê-lo.
Foram identificados 10 modos de trabalho, sendo 07 deles espaços para trabalhos em grupo e os outros 3 para trabalhos individuais. De acordo coma a empresa, não há uma solução pronta, que sirva para todos os casos para obter um ambiente de trabalho excelente. Cada Living Office é único, com base nos diferentes objetivos, características e atividades de seus habitantes e nos ingredientes de design selecionados para atender às suas necessidades.
Colaboratividade e sucesso empresarial
No Google, há um cultivo da criatividade através de uma abordagem que eles chamam de ?Tempo de Inovação Off?, onde engenheiros são encorajados a gastar 20% do seu tempo para desenvolver as suas próprias ideias, que muitas vezes requerem o recrutamento e colaboração dos colegas. Metade dos produtos recém-lançados, incluindo Gmail e Google News, foram originados nessas colaborações. Porém, nem todas as empresas são como o Google, e nem devem ser, mas o exemplo ilustra o que muitos estudos mostram: há uma forte correlação entre colaboratividade e sucesso empresarial.
Apesar de já existirem tecnologias que permitem que as pessoas em locais remotos vejam uns aos outros e compartilhem documentos, as pessoas ainda valorizam o lugar, o espaço. Isso pode mudar à medida que a onda de nativos digitais (aqueles que cresceram com a tecnologia) entrarem no mercado de trabalho e quando os Baby Boomers se aposentarem.
Porém, segundo a Herman Miller, pessoas de todas as gerações ainda preferem a comunicação face-a-face, que proporciona interconectividade, clareza e um aumento na eficiência do trabalho ? essas são algumas das razões pelas quais eles ainda gostam de ir para o escritório.
A pesquisa mostrou que a colaboratividade é essencialmente espontânea e, às vezes, até um pouco caótica. Muitas vezes não é planejada e é indefinida.
Em média, os eventos colaborativos são de curta duração (34% durou menos de 15 minutos e 60% foram feitos em menos de 30 minutos), e consistiram em apenas duas ou três pessoas participando e no uso de algumas ferramentas. E mais: 70% da colaboratividade acontece nas mesas. Pessoas procuram espaços de reunião quando precisam de mais privacidade, de ferramentas diferentes ou porque estão preocupados que a reunião terá tempo suficiente para que se constitua uma verdadeira ruptura com colegas ao seu redor. Se o escritório tem tudo o que precisa, vão usá-lo.
Sala de reunião com ferramentas tecnológicas são usadas 5 vezes mais do que as sem
Na pesquisa de Ambiente, a Herman Miller constatou que salas com ferramentas tecnológicas são usadas 5 vezes mais do que as sem. As pessoas estão cada vez mais usando telas planas como uma ferramenta colaborativa e não apenas para apresentações. Isto se aplica de forma mais ampla. Computação ?em nuvem? permite o acesso a aplicativos corporativos e documentos a partir de qualquer computador que tenha acesso à Internet. Quando o conteúdo pode ser retirado a partir da nuvem em qualquer lugar, as pessoas vão simplesmente levar um dispositivo de entrada pequena.
O estudo mostra ainda que as estações de trabalho não são ocupadas 60% do tempo, e em todos os setores e escritórios privados estão desocupadas 77% do tempo. Sabendo disso, algumas empresas, especialmente no Reino Unido, estão reduzindo a quantidade de espaço dedicado às estações de trabalho atribuídas e aumentando o espaço colaborativo.
Public, Locale e Metaform: design a favor do espaço de trabalho e da relação entre as pessoas
Cultura corporativa ainda é um entrave?
Independentemente de como os espaços colaborativos são bonitos e funcionais, as pessoas não vão usá-los a menos que a cultura aprove. As pessoas devem sentir que têm permissão para permanecer em áreas informais de colaboratividade e que vem observando como outras pessoas, especialmente gerentes e executivos, usam ou ignoram essas áreas.
A pesquisa da Herman Miller, observou que as pessoas entram em áreas de café incluídas no projeto especificamente para fomentar a colaboratividade, tomar um café e depois sair. A sala de fazer cópias de arquivos é um viveiro natural de colaboratividade informal, embora ninguém nunca pretendesse usá-la para esse fim. Isso porque a combinação de fazer cópias e ter que esperar a sua vez de usar a máquina dá às pessoas a permissão para relaxar e interagir.
Muitas empresas estão incentivando a colaboratividade, mas algumas empresas de ponta (incluindo IBM, Citibank, e Kaiser Permanente) estão se tornando “as empresas colaborativas”, incorporando a colaboratividade de formas específicas ao nível do processo.
Uma divisão que foi particularmente rigorosa na criação de “comunidades colaborativas” viu as taxas de erro caírem 75% em seis anos e um aumento anual de 10% na produtividade.
Esse tipo de sucesso depende de quatro coisas: desenvolvimento e construção de um propósito comum, cultivar uma ética de contribuição, o desenvolvimento de processos que permitem às pessoas trabalhar em conjunto em projetos flexíveis, mas disciplinados, e a criação de uma infraestrutura em que a colaboratividade é valorizada e recompensada.
Embora muitas organizações vejam a colaboratividade como um objetivo digno, as empresas progressistas as veem como um trampolim para algo maior e ainda mais valioso, a “co-criação” com clientes e fornecedores.
Uma pesquisa com executivos mostra que as empresas colaboram com os clientes em níveis “sem precedentes”. A tecnologia está tornando isso mais fácil, mas o escritório pode ser o lugar ideal para estabelecer relações de longo prazo, proporcionando um lugar para as pessoas colaborarem e construírem a confiança antes de passarem essas colaborações para o espaço digital.
Embora a colaboratividade possa acontecer em qualquer lugar, não é algo fácil de fazer acontecer nas organizações. Depende da cultura organizacional: que tipo de comportamento é permitido e recompensado dentro da organização? É dependente do layout e design da instalação: existe algum lugar por perto que é um pouco particular? E ainda: é dependente da tecnologia. São espaços equipados com as ferramentas necessárias para começar o trabalho feito?
Brian Green, pesquisador sênior da Herman Miller, que liderou esta pesquisa, compara o comportamento da colaboratividade para promover o processo de mistura de música em uma mesa de som. “Às vezes, a organização é culturalmente favorável à colaboratividade, mas o espaço é um obstáculo e não há espaços para grupos suficientes para atender essa demanda”, diz Green. “Ou talvez o espaço seja ideal para a colaboratividade, mas nunca se acostuma. Nesse caso, talvez a cultura corporativa precise de alguns ajustes. A mistura dos fatores importa muito mais do que qualquer fator individual”.
No novo cenário de trabalho, criatividade e ideias geram valores. A humanidade é a capacidade distintiva. Os processos não criam ideias, não concebem novos produtos nem mantêm relacionamentos; pessoas sim. Por extensão, os escritórios de hoje precisam atrair, alimentar, capacitar e reter o talento que gerará inovação e execução, e trazer à vida a estratégia de uma empresa. Por sua vez, eles devem oferecer às pessoas algo que não pode ser conseguido em nenhum outro lugar: uma conexão pessoal, até mesmo espiritual com o trabalho e colegas; uma plataforma para aumento na produtividade e eficiência; e uma experiência naturalmente humana de interação e criação.
Esta é a visão do Living Office da Herman Miller; ver estes princípios ganharem compreensão e adoção universal enquanto ajudam pessoas, como indivíduos em empresas, a personalizar seus métodos, ferramentas e locais de trabalho, a fim de expressarem e compartilharem características e objetivos. O Living Office é um ambiente de trabalho mais natural e desejável que promove uma maior conexão, maior criatividade, maior produtividade e por fim, maior prosperidade para todos.
