Outsourcing nada mais é do que a contratação de um profissional ou empresa para realizar uma tarefa específica dentro de uma organização por um tempo determinado. Na prática é o que chamamos comumente de terceirização.

Embora sejam basicamente a mesma coisa, o termo outsourcing é normalmente empregado quando se trata de um auxílio externo mais especializado ou estratégico para organização. Já a terceirização é vista como uma contratação mais simples, um reforço de mão de obra operacional.

O outsourcing é muito comum em empresas que precisam de uma expertise que não possuem internamente. Atualmente, a necessidade de evoluir tecnologicamente tem levado muitas empresas a buscarem o recurso para seus departamentos de TI, mas a prática existe para todas as áreas.

Clara Cortez, administradora, consultora, especialista em Gestão Estratégica de Pessoas pela FGV, lembra que cada empresa tem a sua área de atuação chave, aquilo que faz de melhor e cria um diferencial no mercado. Isso não significa não precisar buscar talentos fora. “Independentemente do seu porte a empresa deve pensar no outsourcing como forma de ter um parceiro especializado em uma área de atuação que não seja a atividade chave”, afirma.

Segundo a consultora, trazer parceiros com expertise e infraestrutura para executar atividades que dão apoio ao negócio, reduz o tempo e o investimento quando comparado com a formação de uma equipe ou área interna.

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Características do outsourcing

Além do óbvio aporte de conhecimento especializado, que faz com que a organização não tenha que investir em capacitação e treinamento do seu pessoal, optar pelo outsourcing proporciona uma redução nos custos para a empresa que, em algumas áreas, como a financeira, por exemplo, pode chegar a 60%, segundo Clara Cortez.

“Um funcionário custa, em média, o dobro do valor do seu salário devido aos encargos trabalhistas. Considerando apenas esse valor de ‘custo com profissional’, terceirizar a atividade se torna bem vantajoso”, diz a consultora, lembrando que, muitas vezes, uma atividade requer o trabalho de mais de um funcionário, o que eleva ainda mais os custos para a empresa.

Outra característica do outsourcing é que o relacionamento com o profissional ou empresa contratada para fornecer o serviço é baseado em um acordo comercial que não permite flexibilizações.

“Você pode cobrar por resultados, deixar claro desde o início suas expectativas e com isso estabelecer prazos e entregas. Não que com a equipe interna isso não seja possível, mas o relacionamento será diferente, mais comercial, com foco em metas e resultados”, explica Clara Cortez.

Além disso, a contratação de um serviço especializado terceirizado deixa a empresa livre da gestão das pessoas envolvidas no projeto. “Caso seja necessária uma substituição de profissional, ausência por motivo de saúde, férias, ficará por conta de quem foi contratado a resolução da demanda”, destaca.

As vantagens de optar pelo outsourcing

Para Veridiana Vella, sócia de um escritório de assessoria contábil que leva seu nome e que oferece o serviço de BPO (Business Process Outsourcing) financeiro, o outsourcing vale a pena porque garante que as operações sejam realizadas corretamente.

“Um profissional especializado tem a experiência de toda uma carreira e sabe como fazer os processos adequadamente de modo que seus relatórios vão refletir dados reais”, afirma, citando a área financeira como exemplo.

Veridiana Vella também coloca como vantagem do outsourcing o custo menor em relação à contratação ou manutenção de um funcionário e a chance de ter na organização um profissional especializado que, muitas vezes, a empresa não teria recursos para contratar. “É a chance de possuir na organização uma visão de negócio que não seria possível internamente”, diz.

Mais do que resolver uma questão pontual da organização, o outsourcing, em médio prazo, acelera a produtividade da empresa e pode gerar uma maior lucratividade, uma vez que torna a organização mais “leve” e, assim, com mais chances de ser competitiva.

Quando o outsourcing é a melhor opção

Apesar da prática do outsourcing não ser nova, segundo Clara Cortez o mercado brasileiro ainda está tateando essa possibilidade para mais áreas além das tradicionais como limpeza, portaria, segurança e contabilidade.

Ela lembra que a pandemia acelerou essa descoberta. “As empresas perceberam que várias de suas atividades poderiam ser feitas de forma remota e que funcionavam muito bem, isso abriu portas para a possibilidade não só de terceirizar, mas a própria força de trabalho mudar de configuração”, explica.

De um modo prático, a empresa deve optar pelo outsourcing quando precisa:

1. Aliviar sua estrutura, reduzindo custos fixos com pessoal;
2. Alavancar novos setores com conhecimento técnico específico;
3. Garantir entregas mais assertivas que possibilitem maior velocidade na tomada de decisões.

Clara Cortez acredita que ainda exista um “apego” de certas empresas em se abrir para a terceirização por um certo receio de perderem o controle da operação. Ela garante que isso não é um risco, principalmente porque basta estabelecer com clareza no contrato como como será a entrega dos resultados pela empresa contratada.

A consultora aponta que, na realidade, a visão sobre o conceito de “controle” precisa mudar. “O controle saí das pessoas e o foco passa a ser nos resultados”, ensina.

O momento para pensar em outsourcing é bom. Com a pandemia, muitos profissionais altamente especializados deixaram seus empregos e passaram a oferecer o seu trabalho nessa configuração.

“Isso está trazendo força ao movimento das empresas ‘desapegarem’ de uma estrutura robusta e cara e entenderem que é possível sim mudar a forma de gestão e melhorar os seus resultados”, salienta Clara Cortez.

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