Quando a fiscalização bateu na porta da Lojas Sipolatti, tradicional varejo do Espírito Santo, a demanda era que a marca apresentasse 50 mil notas fiscais. “Dependendo da quantidade, a gente demora 24 horas para achar uma nota em um arquivo físico e o varejo depende de agilidade”, disse Rodrigo Coutinho Barros, contador da varejista. A rede tem 37 lojas, é familiar, está na segunda geração de administração, fatura R$ 350 milhões e emite, por ano, 730 mil notas e cupons fiscais – mais de 2 mil notas fiscais por dia. É um volume que pode tornar qualquer negócio complexo.
“Lidar com essa grande quantidade de documentos fiscais pode trazer problemas aos processos”, diz. Para mudar essa dinâmica, a empresa iniciou um projeto para reformular o processo de gestão – foi neste meio período que a fiscalização bateu a porta da varejista. “Um dos problemas que verificamos é a dependência grande de fornecedor. Outro problema é entender o que de fato é eletrônico. As pessoas precisam entender o que é um documento fiscal eletrônico. As empresas tendem a achar que processos bem definidos é receber a nota por e-mail, mas quando a coisa aperta a gente vê a necessidade de uma gestão fiscal. Essas informações transitando por e-mail não é o ideal”, afirmou o executivo.
Durante três meses, o executivo procurou uma solução para sair do analógico. E uma das soluções foi fazer esse gerenciamento em nuvem, com a solução da startup Arquivei. “Queríamos uma ferramenta com a qual a gente pudesse interagir e proporcionar uma experiência diferente do usuário, que fosse sem limitações de acesso e acervo”, afirma Barros.
Como o processo foi em nuvem, a implantação demorou menos de um dia e em uma virada de noite, a varejista tinha três meses de arquivos recuperados. “Temos mais de 150 mil arquivos em nuvem e em um processo integrado. Ganhamos velocidade, mais segurança e consistência das informações”, disse o especialista. “Antes, tínhamos a dependência do fornecedor. Após a nota ser emitida existem muitos eventos que acontecem e agora acompanhamos em tempo real. A fiscalização não é uma preocupação, a preocupação é o tempo para atender a essa fiscalização e precisamos inovar”, diz.
Com a gestão em nuvem, a empresa economizou 96% de tempo, 89% dos funcionários disseram ter visto melhores nos processos e a empresa eliminou 93% de impressões internas. “A informação é distribuída por todos os setores da empresa”, avalia.
