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Como encarar reuniões online para encontros mais produtivos

Como encarar reuniões online para encontros mais produtivos

As reuniões online se tornaram rotina na vida dos profissionais, mas é preciso pensá-las com cuidado para não afetar a produtividade

Com o trabalho remoto, as pessoas se acostumaram a fazer reuniões online. Porém, o formato é bem diferente da reunião presencial e às vezes pode não ter um resultado tão bom. A boa notícia é que existem possibilidades de usar tecnologias e aplicativos para tornar os encontros mais produtivos e incentivar a participação da equipe.

Entre os aplicativos mais populares estão o Microsoft Teams, o Zoom, Google Meet e o WhatsApp. Contudo, ainda existem outras opções, algumas pagas, outras gratuitas, que podem ajudar a melhorar a interação da equipe e se adequar melhor a cada tipo de reunião.

Leia também: Os desafios atuais da gestão de pessoas e como enfrentá-los 

Aplicativos para reuniões online

Além das chamadas de vídeo, a maioria dos serviços costumam oferecer recursos como compartilhamento de tela, bate-papo e edição de documentos.

Essas tecnologias, amplamente utilizadas durante a pandemia, foram e continuam sendo o meio para a realização dessas reuniões online.

Os três aplicativos mais comuns para tais encontros são:

  • O Microsoft Teams é uma alternativa da Microsoft para a comunicação empresarial. A ferramenta de colaboração online oferece um plano gratuito que permite criar videoconferências com até 250 pessoas, além de guardar 10 GB de arquivos por equipe e mais 2 GB por usuário. Entre os recursos disponíveis estão também compartilhamento de tela e edição colaborativa de documentos do Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote. É possível ainda conectar aplicativos externos, como Trello e Evernote.
  • O Zoom suporta reuniões online com até 500 participantes, e webinars com público de 10 mil pessoas. É conhecido por oferecer áudio e imagem de qualidade e impedir a sobreposição de vozes, o que pode tornar o encontro online confuso e improdutivo. O funcionamento do serviço é simples: o administrador da reunião cria uma sala e envia um convite via e-mail ou link para os participantes, que não precisam ter conta no site. Basta acessar a URL e informar um nome para entrar. Entre os recursos oferecidos pela ferramenta estão bate-papo em tempo real, transferência de arquivos, controle de microfones, quadro de anotações, compartilhamento de tela e gravação das reuniões na nuvem. No modo gratuito, as reuniões em grupo têm duração máxima de 40 minutos e são limitadas a 100 participantes.
  • O Google Meet é o aplicativo de reuniões do Google que substituiu o Hangouts e possui recursos similares ao Teams e ao Zoom, como chat, compartilhamento de tela e gravação, entre outros. Em maio de 2020, por causa da pandemia, o Meet começou a ser oferecido gratuitamente para os usuários que podem fazer reuniões de até 60 minutos em salas que recebem até 100 participantes. No serviço pago é possível fazer reuniões com até 250 pessoas.

Garantindo mais produtividade nas reuniões online

Após a definição da ferramenta para a realização da reunião online, é preciso também algumas medidas para que o encontro flua de maneira natural e que venha a melhorar e otimizar processos.

Confira 5 medidas importantes que podem ajudar você e sua equipe a realizarem reuniões online mais produtivas:

1.Prepare a pauta e compartilhe informações básicas com os participantes

Assim como nas reuniões presenciais, o planejamento para o ambiente virtual é igualmente necessário. Tópicos como o tema da conversa, horário, recursos e materiais necessários, assim como a data e a hora da reunião devem ser comunicados previamente.

Um roteiro também pode ser muito eficiente para otimizar o tempo e evitar desvio de assunto no meio da apresentação.

2. Ferramentas e a conexão da internet devem ser testadas previamente

Sendo uma reunião agendada, é essencial testar as ferramentas antes do horário previsto para o encontro começar. Experimentar a câmera e o microfone também adiantam possíveis atrasos.

Quando alguém estiver falando, é importante desabilitar o microfone para que não haja interferência do barulho do ambiente.

A câmera pode ser desligada, caso não seja necessária, para aumentar a qualidade da internet e facilitar a comunicação.

3. Estimule todos a participarem

Conduzir a reunião, dando espaço para que todos opinem e falem sobre os seus projetos ajudará a fazer com que esse momento seja de crescimento mútuo e de efetiva colaboração.

4. Evite distrações

O ambiente online pode trazer muitas distrações, como redes sociais, e-mails e a possibilidade de acessar outros sites. Assim, o ideal é silenciar qualquer aparelho que possa fazer barulho enquanto estiver conectado, fechar abas do navegador e também as redes sociais.

Quanto mais focados todos estiverem, mais rápida e eficaz será a reunião.

5. Registre o que for dito

Fazer registros por escrito sobre o que foi discutido na reunião é uma boa estratégia para o que for abordado na reunião não se perca. Assim, a comunicação fica clara e até mesmo os que perderem o encontro online podem se atualizar mais tarde.

A documentação por escrito irá garantir que, após o encontro, todos recebam o que foi acordado, em termos de funções e responsabilidades, itens de ação e decisões-chave.


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