As grandes empresas passam por diversos dilemas. Um deles é como escolher a sua forma de organização de processos e gestão. Essa decisão impacta em como o crescimento pode ser alcançado e suportado, e também na velocidade em que irá atender as demandas (internas e externas) e tomar decisões. Equipes pequenas chegam a ser mais flexíveis e ágeis. Mas como grandes organizações podem preservar as vantagens de tamanho sem perder a velocidade e a flexibilidade de pequenos agrupamentos?

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Para solucionar este dilema, muito estudiosos começaram a condensar conhecimento sobre Organizações Horizontais, que são aquelas que crescem exponencialmente, porém, sem perder a ênfase na qualidade de atendimento ao cliente, com um alto nível de entendimento dos seus processos do começo até o final, com redução nos níveis hierárquicos e adaptando-se rapidamente perante as mudanças. Esses especialistas no assunto de Comportamento Organizacional apontam as suas teorias e práticas quanto ao assunto. Então, neste artigo, agrupei sete dicas que considero importantes para empresas que querem crescer e, ao mesmo tempo, diminuir os níveis hierárquicos, tornando processos e decisões mais rápidos. As dicas são:

1. Organize-se em torno de processos, não de tarefas

Em lugar de criar uma estrutura em torno de funções ou departamentos, construa a empresa em torno de seus cinco ou seis “processos centrais”, com objetivos de desempenho específicos. Processos centrais são como: atendimento de pedidos, aquisição, processamento de matérias-primas, ou contas a pagar e receber.  Crie equipes para levar a diante esses processos e designe um “proprietário” para cada processo. Espera-se que essas equipes estejam voltadas para os clientes ou para a obtenção de resultados, e que sejam auto gerenciadas.

2. Achate a hierarquia

Para reduzir a supervisão, combine tarefas fragmentadas, elimine trabalho que não agregue valor e reduza as atividades dentro de cada processo ao mínimo. Use o mínimo possível de equipes para realizar um processo inteiro.

3. Use equipes para gerenciar tudo

Faça das equipes o elemento básico da organização. Limite os papeis de supervisão levando a equipe a se autogerenciar. Dê a equipe um propósito comum. Responsabilize-a por metas de desempenho mensuráveis.

4. Deixe que os clientes dirijam o desempenho

Faça da satisfação do cliente – e não da valorização das ações ou da lucratividade – o motor primário e a medida do desempenho. Os lucros virão e as ações subirão se os clientes estiverem satisfeitos.

5. Recompense o desempenho da equipe

Altere os sistemas de avaliação e remuneração para recompensar resultados da equipe e não apenas das pessoas. Incentive os integrantes da equipe a desenvolver múltiplas habilidades em lugar de se especializar. Recompense-os por isso.

6. Maximize o contato entre fornecedor e cliente

Ponha os funcionários em contato direto e regular com fornecedores e clientes. Inclua nas equipes de trabalho da empresa representantes de fornecedores ou clientes como integrantes plenos quando isso puder ser útil.

7. Informe e treine todos os funcionários

Não repasse apenas pílulas de informação pasteurizadas só para aqueles que “precisam saber”. Confie dados brutos às equipes, mas treine-as para usar os dados em suas próprias análises e decisões.  Migrar de uma estrutura matricial para uma horizontal pode não ser uma tarefa tão simples. É necessário muitos acordos internos, muita ajuda externa, e até um pouco de insanidade. Insanidade? Isso mesmo! O presidente da grande empresa de produtos audio-visual Symetrix dos EUA uma vez disse “Se precisar de uma crise, invente-a”. E adicionou: “O segredo da mudança bem-sucedida parece ser a criação de catástrofes autoinfligidas, de modo a não sofrer uma ameaça externa. Em geral, elas podem ser geradas estabelecendo objetivos agressivos, alicerçados em ameaças externas e então exigindo que sejam alcançados em prazos bem curtos”. Além da dica acima, gostaria de deixar mais duas, que considero de extrema importância para que se tenha sucesso ao adotar uma organização horizontal em crescimento. Abra espaço para a liberdade para fracassar: incentive todos os níveis gerenciais a experimentar novas ideias sem punir os fracassos – é assim que o Vale do Silício se mantém a frente da tecnologia. E tenha tolerância ao caos: desenvolva uma cultura propicia a mudança. Acredite, as empresas mais bem-sucedidas deram reviravoltas completas e canibalizaram seus próprios produtos antes que os concorrentes pudessem entrar em seus mercados. *Clara Bianchini é mestre em Inovação de Cultura Organizacional pela Imagineering Academy na Holanda e bacharel em Comunicação Social pela PUC/SP. É co-fundadora da consultoria de inovação para organizações chamada CO-VIVA.