Nenhuma empresa funciona sozinha. Todas precisam de parceiros, consultorias ou de fornecedores. Por mais independente que uma organização possa ser é impossível trabalhar sem ao menos os fornecedores de produtos e serviços. Precisamos deles para comprar materiais de trabalho, fazer uma reforma, deixar a casa em ordem. Fazer o controle de toda essa operação é algo trabalhoso, mas extremamente necessário.
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Sempre somos surpreendidos com perguntas como: Estamos sendo atendidos com qualidade? Os produtos comprados são exatamente os mesmos que chegaram em nossas filiais? Os valores e as datas conferem com o que foi combinado? Isso pode ser relativamente simples de controlar se estivermos pensando em pequenas empresas, mas para organizações que possuem diversas filiais e que trabalham com centenas, até mesmo milhares de colaboradores, parece impossível conseguir manter esse controle de qualidade em apenas um local.

Já vi isso acontecer em mais de uma companhia: na sede, todo o trabalho feito com os fornecedores acontece sem problemas, tudo chega no prazo, com preço e qualidade conforme combinados. Mas para as filiais que ficam mais distantes dos grandes centros, a realidade fica mais complicada. Nem todos os fornecedores da sede conseguem atender localidades distantes, os prazos de entrega acabam ficando mais flexíveis e muitas vezes é preciso contratar fornecedores diferentes para cada região. Se já era difícil controlar um fornecedor, imagina quando passam a ser cinco ou mais.

Claro, é sempre possível (e necessário) ter essa organização por filial, mas para garantir que todas estejam sendo atendidas com a mesma qualidade e rendimento eu acredito que a unificação desse controle seja a solução. E a melhor maneira para fazer isso sem dores de cabeça, informações desencontradas ou gastos desnecessários é investir em tecnologia.

Já encontramos no mercado soluções construídas para otimizar a administração e execução de ordens de serviço e gestão de terceirizados. As melhores soluções desse tipo foram desenvolvidas não apenas para ser um checklist a ser consultado pelos administradores, mas possuem funções estratégicas que permitem tanto o acompanhamento em tempo real dos trabalhos quanto a consulta e pesquisa de dados de meses ou anos anteriores. Essas soluções permitem tanto a visão macro quanto micro do setor. Por meio de dashboards com indicadores de desempenho e despachos automáticos inteligentes, por exemplo, essa tecnologia possibilita aumento na produtividade da empresa atrelada a redução de tempo ocioso e custos.

Algumas funções que são essenciais para conseguir realizar um gerenciamento quase infalível seria apostar na otimização do fluxo de trabalho e no monitoramento real-time das equipes de campo, tanto da própria empresa quanto terceirizadas. Isso deve se tornar um procedimento comum, necessário para melhorar os processos como um todo.

Ao reunir os dados e avaliações dos clientes sobre os serviços prestados por terceiros, o próprio software poderia se tornar uma fonte de indicações e contratações de serviços terceirizados. A lógica é simples: o software de gestão poderia enviar informações que não são confidenciais – como o tipo de serviço prestado e o feedback do cliente – para uma central, que passaria a funcionar como uma referência confiável para a contratação de serviços.

Ganha a empresa contratante, que passa a ter mais uma fonte de informações sobre os prestadores de serviço, e ganham os fornecedores, que com a realização de trabalhos de qualidade passam a se destacar no meio em que atuam. A ideia aqui seria criar uma comunidade semelhante ao sistema de transporte como Uber, só que para prestadores de serviços de uma grande empresa.

Esse tipo de solução já está disponível no mercado. Conheça a fundo as necessidades da sua empresa e pesquise qual seria a solução ideal para o seu negócio. Com o gerenciamento de forma digital é possível adaptar e organizar as maiores demandas sem dificuldades, diminuindo tarefas e aumentando a produtividade.

*Por Luciano Sandoval, diretor Comercial e Marketing da MC1