Controles internos são processos conduzidos pela estrutura de governança e administração, e desenvolvidos para proporcionar segurança quanto à realização dos objetivos de operações, divulgação e conformidade, de acordo com o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO).
A organização, criada nos Estados Unidos em 1985 para prevenir e evitar fraudes nos procedimentos e processos internos das empresas, chegou a essa definição no documento “Estrutura Integrada do COSO 2013: Um Guia de Implementação para a Indústria de Prestadores de Serviço de Saúde”.
Estabelecer diretrizes que norteiem protocolos e ofereçam rotas para atingir metas é importante em uma organização. Em um cenário em que a circulação da Covid-19 ainda é realidade e a instabilidade econômica uma ameaça real, controles internos são fundamentais.
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As abordagens e naturezas dos controles internos
Não existe nenhum requisito mínimo ou definitivo para as empresas privadas criarem um sistema de controles internos, apesar de serem parte integrante das operações que pode ajudar a mitigar riscos e agregar valor ao negócio.
De acordo com uma pesquisa da Deloitte, companhia global de auditoria e consultoria empresarial, os controles internos podem ser divididos em duas abordagens e duas naturezas, respectivamente:
- Manual: realizado por funcionários da organização
- Automatizado: integrado aos softwares
- Preventivo: projetado para evitar que algo dê errado
- Detecção: detecta se algo deu errado e o porquê
Quando projetados de forma adequada, os controles automatizados são mais confiáveis do que os manuais por conta da falta de julgamento envolvido e da diminuição das chances de erro humano.
Por mais que apresentem benefícios, os controles internos podem gerar equívocos, em que são vistos como retardadores, além de não estarem alinhados com os objetivos do negócio, fornecerem falsa sensação de conformidade, desperdiçarem tempo e recursos, e não alavancarem recursos tecnológicos para aumentar a eficiência.
As possibilidades de aplicação e a relação com o mercado
Alguns dos exemplos mais comuns de aplicação de controles internos são: formulação do código de ética e conduta, controle de qualidade, auditoria interna, canal de denúncias, segurança da informação (ainda mais relevante devido à LGPD) e gestão de terceiros.
Tipicamente, quanto maior o risco, maior o nível de escrutínio colocado no controle, como exigir vários níveis de revisões e/ou mais indivíduos de nível sênior sendo proprietários de controle, segundo artigo da Deloitte.
Esses aspectos erigem-se como diferenciais no mercado, pois exibe aos consumidores e investidores certa preocupação com a circulação de dados, postura dos colaboradores e fiscalização de processos.
Como implementar os controles internos?
Para aderir aos controles internos, primeiro é necessário realizar uma análise de risco considerando alguns fatores, como:
- A indústria em que sua empresa opera;
- Condições econômicas gerais;
- O tamanho e a complexidade da sua organização;
- A frequência de mudanças regulatórias;
- As estratégias e objetivos operacionais;
- Uma possível estratégia de saída.
A partir daí, é possível identificar lacunas e pontos fracos que podem ser consertados. É importante começar por essa avaliação e deixar seus resultados guiarem o desenvolvimento da estrutura de controles internos como um todo. Somente dessa forma as medidas serão adaptadas ao cotidiano da sua organização.
O custo é outro fator de decisão. Quase todas as empresas têm alguns controles que são essenciais para suas operações de negócios, como:
- De orçamento ou da previsão para o real;
- Identificação de usos inadequados ou não autorizados de dinheiro;
- Prevenção ou detecção de apropriação indébita de ativos físicos (estoque, propriedade, etc.);
- Reconciliação de contas;
- Controles gerais de TI, incluindo segurança de acesso ao sistema e mudança de gestão.
Uma área que as empresas podem enfrentar é a segregação de funções. Segundo o levantamento da Deloitte, esse é um elemento-chave dos controles internos, onde várias pessoas estão envolvidas em um processo para garantir que nenhum indivíduo esteja realizando atividades contraditórias.
Também é importante saber se os controles existentes ou aqueles que estão sendo projetados dependem de outros controles ou de informações. Se o dado que está sendo usado não é completo ou preciso, a confiabilidade geral do próprio controle pode ser comprometida desde o início.
Conforme ocorre a implantação, é importante documentá-la em etapas. Isso pode parecer básico, mas o proprietário deve entender claramente quais são as principais informações que estão sendo utilizadas e de onde elas vêm, quaisquer procedimentos de validação e como cada etapa do processo funciona para executar o controle.
A comunicação também é elemento crucial. Caso alguém tenha dúvidas ou encontre desvios, avise o responsável. Apenas com o trabalho em equipe é possível prosperar, corrigir erros rapidamente e aprender com eles.
Para ficar atento
Desse modo, veja outros três pontos a serem levados em conta ao implementar os controles internos na empresa:
1. Faça questionamentos
Antes de tudo, se pergunte: quem fará parte da equipe de monitoramento? O que se espera desses membros? Como as deficiências de controle serão definidas e identificadas? Este é um projeto que requer muita dedicação para gerar vantagens. Por isso, se programe e tenha ciência de que este é um processo de melhoria constante, que deve ser aprimorado periodicamente por colaboradores altamente qualificados.
2. Exercite o compliance
O termo compliance advém do verbo to comply, em inglês, e significa estar de acordo com leis e regulamentos. Sendo assim, manter funcionários engajados e em sintonia com as políticas da empresa assegura diversos benefícios, como a realização de atividades em conformidade com os controles internos e aumento de governança e credibilidade.
3. Pense no futuro
Onde está a empresa em seu ciclo de vida e em que direção ela está indo? Esses fatores podem influenciar a complexidade de sua estrutura e o cronograma para implantar as diretrizes.
Benefícios a longo prazo
Uma estrutura de controles internos consistente e escalável com foco nos principais riscos fornece um mecanismo para apoiar a direção estratégica da empresa.
Isso pode ajudar a gerar valor sustentável, fornecendo percepções de negócios, validando dados para desenvolver relatórios financeiros e tornando a organização mais competitiva e atraente para os investidores.
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