O que uma aula universitária, uma palestra e uma reunião corporativa têm em comum? Muito provavelmente, a presença de uma apresentação em PowerPoint. A ferramenta, de fato, transformou a maneira como as ideias são apresentadas no ambiente corporativo e acadêmico e, por muito tempo, ter slides de “PPT” na manga era essencial no mundo dos negócios.

Mais de três décadas após o lançamento do software, no entanto, pode-se dizer que a forma de transmitir informações e contar histórias visuais mudou. Com isso, qual é o papel do PowerPoint hoje em dia? Ele ainda é relevante em meio a outras opções mais recentes? Mantém seu status de queridinho para atender as demandas modernas?

Para responder essas perguntas, conversamos com Eduardo Adas, sócio-fundador da SOAP, consultoria em comunicação de alta performance e especialista em apresentações. Logo de cara, ele é categórico ao afirmar: “sem dúvidas, o PowerPoint continua sendo uma ferramenta poderosa – desde que seja utilizada da forma mais adequada”.

O rei das apresentações: a história do PowerPoint

Lançado em 1987, o PowerPoint foi criado por Robert Gaskins e Dennis Austin, da pequena empresa de softwares do Vale do Silício, Forethought. No mesmo ano, ele foi comprado pela Microsoft, se tornando assim o primeiro produto da empresa desenvolvido fora de suas operações principais.

A primeira versão da ferramenta foi feita exclusivamente para Macintosh, da Apple, e usava gráficos preto e branco para criar slides, o que já era revolucionário para a época. A Microsoft continuou a desenvolver suas funcionalidades e, em 1990, integrou o PowerPoint em seu pacote de software para Windows, o que ajudou bastante na sua popularização a partir daí.

Eduardo Adas comenta que, na sua visão, o PPT foi uma criação genial para servir como apoio visual para o apresentador, mas que desde seu surgimento até hoje muitas pessoas basicamente o utilizam como “retroprojetor de transparências”.

“Ele acabou sendo a representação digital do retroprojetor de transparências, no qual os apresentadores imprimiam as cópias das matérias de que iam falar e as projetavam, iam lendo e explicando. As transparências passaram para dentro dos slides. Ao invés de usar a tela para criação e apoio, virou um mundo de conteúdo, aquela coisa horrorosa que ninguém mais aguenta”, diz no bom humor.

Por isso, vale lembrar que o PowerPoint é muito mais do que uma sequência de slides para serem lidos: ele conta com diversos recursos disponíveis, desde os clássicos modelos pré-prontos a apresentações que podem ser feitas do zero adicionando texto, imagem, arte, vídeo, animações, botões clicáveis etc.

Ao longo dos anos, ele também passou a oferecer cada vez mais funcionalidades avançadas, como a capacidade de editar vídeos diretamente na plataforma, opções de colaboração em tempo real, integração com a nuvem e funções baseadas em Inteligência Artificial. Então, nada melhor do que aproveitar tudo que ele tem a oferecer.

O segredo está em como utilizar

“O PowerPoint está para uma apresentação assim como a tela do cinema está para um filme. Não faz sentido culpar seu aparelho de TV porque você escolheu assistir a um filme ruim”, exemplifica Eduardo.

Para ele, o status da ferramenta é praticamente o mesmo no mundo corporativo, o que faz a diferença é como ele é usado: de maneira limitada, ou seja, mais como um teleprompter cheio de informações, que se assemelha a um relatório; ou como uma camada adicional de comunicação entre apresentador e público.

“Ele deve atuar como um apoio visual, com imagens que ilustrem o que está sendo falado conceitualmente, além dos highlights, números, informações pontuais que ajudem quem está assistindo a fixar melhor o conteúdo. Quando você não mostra nada, as ‘imagens são imaginadas’. Se você não quer dar margem à dúvida, é importante projetar uma imagem conceitual para conduzir o raciocínio do público”, explica sobre o uso mais adequado do PPT.

Na SOAP, Eduardo Adas criou um processo em quatro etapas para elaborar uma apresentação diferenciada. Por incrível que pareça, ele começa off-line e o PowerPoint aparece apenas na terceira etapa – isso se for necessário.

Ele detalha que primeiro é preciso definir uma estratégia de acordo com seu público-alvo e o objetivo da apresentação; depois, estruturar uma narrativa, com raciocínio de começo, meio e fim; na terceira etapa é que a estruturação do apoio visual, quando necessário, é pensada; por fim, é preciso preparar a performance, ou seja, ensaiar.

As quatro etapas sintetizam o conceito que uma boa apresentação não conta somente com conhecimento técnico. Segundo o especialista, também são essenciais uma boa narrativa, oratória e domínio emocional que, aliados a ferramentas como o PowerPoint, podem fazer as exposições de ideias serem mais impactantes.

Mundo das apresentações: dá para inovar?

Enquanto o PowerPoint ainda é a ferramenta mais popular de auxílio a apresentações corporativas e acadêmicas, outros softwares também podem ser utilizados para esse fim.

Eduardo Adas indica nomes como o Keynote, da Apple, o Google Slides (“ele é uma ótima ferramenta, mas compromete as animações quando você migra o arquivo de um app para outro”), o Canva e o Prezi (“tem algumas restrições de zoom out e zoom in, então é preciso tomar cuidado para não deixar o público meio tonto”).

O próprio PowerPoint não parou de evoluir nos seus recursos e maneiras de uso. Uma indicação do sócio-fundador da SOAP para tornar as apresentações mais atrativas para públicos atuais é recorrer a animações para conduzir o raciocínio. No entanto, é importante que a ilustração apareça gradativamente, sem chamar mais a atenção que o próprio apresentador.

“Não recomendo nada mirabolante, esses recursos nunca devem ser usados só como perfumaria, não é para dar ‘showzinho’”, complementa.

A IA também foi incorporada pelo software da Microsoft, permitindo a criação dos slides do zero com instruções enviadas pelo usuário. Porém, assim como diversas outras atividades impactadas por essa tecnologia, as apresentações podem, sim, ser potencializadas e agilizadas com o recurso, desde que o responsável pela criação esteja envolvido.

“A IA pode acrescentar bastante, mas o material precisa ser percebido pelo público como algo que se identifica com quem o está apresentando, senão o apresentador perde a credibilidade. Por isso, ela entra para turbinar o conteúdo, mas jamais substitui uma pessoa na sua criação”, finaliza.

*Foto: Teemu Paananen na Unsplash.