Em períodos de pandemia, comandar um negócio pode ser uma atividade desafiadora. Com a imposição do trabalho remoto a pelo menos 8 milhões de brasileiros, segundo dados do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a comunicação cotidiana se tornou fundamental entre as equipes, para garantir que os negócios prosperassem mesmo durante o isolamento. E uma das maneiras de garantir essa comunicação foi por meio da Daily Scrum, uma reunião diária de no máximo 15 minutos.
A adoção de reuniões por vídeo foi um divisor de águas: parte dos trabalhadores se sentiu exausto pela quantidade delas — um estudo da Universidade de Stanford revelou que o excesso de contato visual aproximado é um dos motivos pelos quais o cansaço aparece —, parte se sentiu grato por pelo menos tê-las. Para Evan Nierman, CEO da Red Banyan, uma agência internacional de crise de PR e comunicação estratégica, o equilíbrio é ter uma Daily Scrum efetiva e eficiente com a equipe.
Em um artigo escrito à Fast Company, o americano ressalta que a reunião mais importante do dia pode ser também a mais curta. “Implementar uma reunião diária é uma forma comprovada de impulsionar sua organização para frente. Se feita da maneira correta, os 15 minutos terão um check-in pela manhã que se assemelham a uma espécie de contabilidade pessoal.”
Afinal, o que é Daily Scrum?
Além de acertar as tarefas diárias com a equipe, Nierman destaca também que a reunião por vídeo aproxima algo que a pandemia nos tirou: o contato face a face. “Percebemos que ter uma reunião curta via vídeo é uma ótima maneira de garantir que todo mundo está pronto para começar o dia. E ajuda especialmente quando você tem membros de uma equipe estão trabalhando em múltiplos lugares”, explica.
Essa reunião é popularmente conhecida como Daily Scrum, desenvolvida pelo framework Scrum. Ela consiste em no máximo 15 minutos para revisar as atividades do dia anterior, alinhar as tarefas do dia presente e trazer contato entre os colaboradores.
Nierman explica, no artigo, que além de trazer a integração entre a equipe, a Daily Scrum também faz com que os colaboradores estejam a postos no horário previsto. “Fazer a reunião como a primeira ordem do dia cria uma oportunidade de ver todo mundo ao vivo e em cores, além de dar às pessoas um bom motivo para aparecer no horário todas as manhãs.”
Para realizar uma Daily Scrum eficiente, Nierman destaca três dicas que podem ser usadas pelos executivos para deixar as reuniões ainda mais produtivas. São elas:
1. Faça a reunião curta, doce e informativa
Como a reunião deve ter no máximo 15 minutos, é importante ser claro e objetivo nas tarefas repassadas. Dessa forma, é possível focar no que realmente importa. “A verdadeira beleza da reunião está na duração. Fazê-la com no máximo 15 minutos faz com que os membros da equipe fiquem tranquilos. Isso também faz com que a equipe se concentre no que realmente é importante. Isso elimina a possibilidade de ter work silos e encoraja a colaboração, algo que acontece naturalmente quando o time troca ideias”, salienta Nierman.
2. Use a reunião para energizar sua equipe
Por ser o primeiro contato do dia, é preciso se lembrar de ser gentil. Além da reunião ser um espaço interessante para compartilhar tarefas e atividades, ela também é um bom espaço para motivar a equipe, especialmente em momento de pandemia. “A reunião deve definir o tom do dia. Pessoas que tem alta energia ajudam a revigorar outras que tem menos e isso pode elevar o nível de energia de todos”, Nierman explica no artigo.
3. Aproveite a oportunidade para reforçar os valores da empresa
Logo cedo, além da motivação e da energia, uma das vantagens da Daily Scrum é a de trazer os valores da empresa para seus colaboradores. Quando feito pela manhã e todos os dias, esse reforço incorpora a rotina dos trabalhadores. “A reunião pode ajudar a garantir que a equipe viva e respire seus valores essenciais, que os internalize e os deixe na mente. Isso ajuda com que esses valores façam, de fato, parte do DNA da empresa”.
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