/
/
Os caminhos para uma automação eficiente

Os caminhos para uma automação eficiente

Ao aliar tecnologia às atividades do cotidiano, empresas ganham produtividade em diversas áreas

A automação de processos é uma das prioridades de muitas empresas que buscam ganhos de produtividade e eficiência. Hoje, é inviável administrar um negócio sem utilizar softwares de gestão e sistemas integrados. Afinal, é preciso manter um controle permanente sobre estoques, logística, volume de vendas e indicadores financeiros. Além disso, o relacionamento com o cliente também está atrelado a essa automatização, por meio da segmentação, dos canais de comunicação e do autoatendimento, por exemplo.

Em meio aos constantes avanços tecnológicos vivenciados nos últimos anos, a atuação empresarial vem se tornando cada vez mais dependente das inovações nesse campo. Hoje, os sistemas informatizados e a automação de processos já são realidade na rotina operacional de grande parte das empresas, dado o potencial de otimização que representam para o negócio.

Podemos dizer que automatizar significa retirar gargalos que impõem ineficiências à operação, travam valor e reforçam uma cultura avessa à inovação. Mas como colocar isso em prática de forma eficiente? Confira o passo a passo.

Etapa 1: Faça um mapeamento completo

A primeira etapa é mapear todos os processos internos, subprocessos ou interdependências. Isso torna mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar gargalos, atividades duplicadas ou que não agregam valor.

Certas situações ainda são bastante comuns, como a descentralização da informação, a necessidade de consultar diferentes fontes e os arquivos físicos dos documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, que deve ser melhor aproveitado dentro do universo corporativo.

Etapa 2: Identificar o escopo das etapas do processo

Os gestores de negócios devem observar todo o processo e coletar dados e informações. O processo observado e os dados coletados devem ser devidamente documentados. Também é essencial identificar todos os parâmetros que estão envolvidos no processo como o maquinário, fornecedores, etc. Também é vital para identificar e verificar as entradas e saídas envolvidas no processo. Isso pode ser feito por meio de um brainstorming eficaz, padrões da indústria, instruções de trabalho e experiência dos operadores e gerentes.

Etapa 3: Planejar e programar recursos

Identifique os sistemas que estão envolvidos no processo. É necessário que a mentalidade dos gerentes seja mudada de funcional para orientada a processos ao projetar o mapa de processos. E isso pode ser feito com foco nas funções e não nas tarefas. Com base nos sistemas e funções, o planejamento adequado das pessoas envolvidas, as tarefas realizadas e o tempo estimado precisa ser realizado.

Etapa 4: Selecione as técnicas de mapeamento

A próxima etapa é selecionar a técnica de mapeamento, como fluxograma de processo ou fluxograma de implementação. Em seguida, planejar as entrevistas do processo com indivíduos e com grupos focados. Também é aconselhável revisar qualquer mapa de processo documentado anteriormente para entender os esforços de mapeamento, organogramas e descrições de cargos anteriores.

Etapa 5: Estudos/Treinamentos/Entrevistas

Explique o propósito, objetivo e escopo das entrevistas, bem como os mapas de processo para os participantes, a fim de colher resultados eficazes. Durante a realização das entrevistas, é vital identificar e estabelecer as tarefas de entrada, papéis, tarefas de saída, decisões, tarefas executadas e vinculação a outros processos. Durante esta etapa, cada tarefa e decisão é identificada de forma única.

A automatização também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.

E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.

Etapa 6: Processo no estado em que se encontra

É hora de mapear o processo real sem considerar o “processo deve ser” ideal ou de acordo com os “procedimentos operacionais padrões”. Alguns dos pontos que precisam ser considerados são as principais atividades do processo, decisões e fontes de aprovações de uma etapa antes de passar para a próxima, áreas onde ocorrem vários métodos, causas de gargalos, trabalhos extras, desperdícios e fatores que obstruem membros do processo de desempenho eficaz.

Liste cuidadosamente e combine todas as etapas do processo com suas respectivas funções. Atribua símbolos de fluxograma corretos e analise o mapa do processo para o fluxo adequado.

Etapa 7: Analisar, avaliar e aprovar

Revise as etapas do processo minuciosamente para identificar quaisquer redundâncias, atrasos, etapas desnecessárias, funções ambíguas, tempo de ciclo, lapso de atividade, fluxos de atividade repetidos, gargalos e loops de retrabalho. Em seguida, avalie o desempenho do processo.

Pode-se fazer uso de ferramentas para medir o mesmo usando gráficos de Pareto, diagrama de causa e efeito, gráficos de comportamento de processo e modelagem e simulação de processo. Por fim, conclua o plano de melhoria do processo e, após uma revisão final por todas as partes interessadas, assine-o.

Etapa 8: Monitoramento constante

Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho e checklists específicos.

A automação é uma estratégia de aliar a tecnologia às atividades cotidianas e também pode ser adotada em diversas áreas de uma empresa, trazendo excelentes resultados em qualquer uma delas.


+ Notícias

O aumento dos investimentos em ferramentas de automação de marketing

A importância das plataformas para a transformação digital

Advanced Analytics: qual é a importância e como é utilizado no Brasil


Compartilhe essa notícia:

WhatsApp
X
LinkedIn
Facebook
Email

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Recomendadas

MAIS MATÉRIAS

SUMÁRIO – Edição 291

A evolução do consumidor traz uma série de desafios inéditos, inclusive para os modelos de gestão corporativa. A Consumidor Moderno tornou-se especialista em entender essas mutações e identificar tendências. Como um ecossistema de conteúdo multiplataforma, temos o inabalável compromisso de traduzir essa expertise para o mundo empresarial assimilar a importância da inserção do consumidor no centro de suas decisões e estratégias.

A busca incansável da excelência e a inovação como essência fomentam nosso espírito questionador, movido pela adrenalina de desafiar e superar limites – sempre com integridade.

Esses são os valores que nos impulsionam a explorar continuamente as melhores práticas para o desenho de uma experiência do cliente fluida e memorável, no Brasil e no mundo.

A IA chega para acelerar e exponencializar os negócios e seus processos. Mas o CX é para sempre, e fará a diferença nas relações com os clientes.

CAPA: Camila Nascimento
IMAGEM: IA Generativa / Adobe Firefly


Publisher
Roberto Meir

Diretor-Executivo de Conhecimento
Jacques Meir
[email protected]

Diretora-Executiva
Lucimara Fiorin
[email protected]

COMERCIAL E PUBLICIDADE
Gerentes-Comerciais
Angela Souto
[email protected] 

Daniela Calvo
[email protected]

Elisabete Almeida
[email protected]

Érica Issa
[email protected]

Natalia Gouveia
[email protected]

NÚCLEO DE CONTEÚDO
Head de Conteúdo
Larissa Sant’Ana
[email protected]

Editor-assistente
Thiago Calil
[email protected]

Editora do Portal 
Júlia Fregonese
[email protected]

Produtores de Conteúdo
Bianca Alvarenga
Danielle Ruas 
Jéssica Chalegra
Marcelo Brandão
Nayara de Deus

Head de Arte
Camila Nascimento
[email protected]

Revisão
Elani Cardoso

COMUNICAÇÃO
Gerente de Comunicação e Cultura
Simone Gurgel

MARKETING
Gerente de Marketing
Ivan Junqueira

Coordenadora
Bárbara Cipriano

TECNOLOGIA
Gerente

Ricardo Domingues


CONSUMIDOR MODERNO
é uma publicação da Padrão Editorial Ltda.
www.gpadrao.com.br
Rua Ceará, 62 – Higienópolis
Brasil – São Paulo – SP – 01234-010
Telefone: +55 (11) 3125-2244
A editora não se responsabiliza pelos conceitos emitidos nos artigos ou nas matérias assinadas. A reprodução do conteúdo editorial desta revista só será permitida com autorização da Editora ou com citação da fonte.
Todos os direitos reservados e protegidos pelas leis do copyright,
sendo vedada a reprodução no todo ou em parte dos textos
publicados nesta revista, salvo expresso
consentimento dos seus editores.
Padrão Editorial Ltda.
Consumidor Moderno ISSN 1413-1226

NA INTERNET
Acesse diariamente o portal
www.consumidormoderno.com.br
e tenha acesso a um conteúdo multiformato
sempre original, instigante e provocador
sobre todos os assuntos relativos ao
comportamento do consumidor e à inteligência
relacional, incluindo tendências, experiência,
jornada do cliente, tecnologias, defesa do
consumidor, nova consciência, gestão e inovação.

PUBLICIDADE
Anuncie na Consumidor Moderno e tenha
o melhor retorno de leitores qualificados
e informados do Brasil.

PARA INFORMAÇÕES SOBRE ORÇAMENTOS:
[email protected]