A automação de processos é uma das prioridades de muitas empresas que buscam ganhos de produtividade e eficiência. Hoje, é inviável administrar um negócio sem utilizar softwares de gestão e sistemas integrados. Afinal, é preciso manter um controle permanente sobre estoques, logística, volume de vendas e indicadores financeiros. Além disso, o relacionamento com o cliente também está atrelado a essa automatização, por meio da segmentação, dos canais de comunicação e do autoatendimento, por exemplo.
Em meio aos constantes avanços tecnológicos vivenciados nos últimos anos, a atuação empresarial vem se tornando cada vez mais dependente das inovações nesse campo. Hoje, os sistemas informatizados e a automação de processos já são realidade na rotina operacional de grande parte das empresas, dado o potencial de otimização que representam para o negócio.
Podemos dizer que automatizar significa retirar gargalos que impõem ineficiências à operação, travam valor e reforçam uma cultura avessa à inovação. Mas como colocar isso em prática de forma eficiente? Confira o passo a passo.
Etapa 1: Faça um mapeamento completo
A primeira etapa é mapear todos os processos internos, subprocessos ou interdependências. Isso torna mais fácil ter uma visão sistêmica de toda a operação. E, por meio de uma análise criteriosa, é possível identificar gargalos, atividades duplicadas ou que não agregam valor.
Certas situações ainda são bastante comuns, como a descentralização da informação, a necessidade de consultar diferentes fontes e os arquivos físicos dos documentos. Essas condições caracterizam a subutilização do capital humano, que deve ser melhor aproveitado dentro do universo corporativo.
Etapa 2: Identificar o escopo das etapas do processo
Os gestores de negócios devem observar todo o processo e coletar dados e informações. O processo observado e os dados coletados devem ser devidamente documentados. Também é essencial identificar todos os parâmetros que estão envolvidos no processo como o maquinário, fornecedores, etc. Também é vital para identificar e verificar as entradas e saídas envolvidas no processo. Isso pode ser feito por meio de um brainstorming eficaz, padrões da indústria, instruções de trabalho e experiência dos operadores e gerentes.
Etapa 3: Planejar e programar recursos
Identifique os sistemas que estão envolvidos no processo. É necessário que a mentalidade dos gerentes seja mudada de funcional para orientada a processos ao projetar o mapa de processos. E isso pode ser feito com foco nas funções e não nas tarefas. Com base nos sistemas e funções, o planejamento adequado das pessoas envolvidas, as tarefas realizadas e o tempo estimado precisa ser realizado.
Etapa 4: Selecione as técnicas de mapeamento
A próxima etapa é selecionar a técnica de mapeamento, como fluxograma de processo ou fluxograma de implementação. Em seguida, planejar as entrevistas do processo com indivíduos e com grupos focados. Também é aconselhável revisar qualquer mapa de processo documentado anteriormente para entender os esforços de mapeamento, organogramas e descrições de cargos anteriores.
Etapa 5: Estudos/Treinamentos/Entrevistas
Explique o propósito, objetivo e escopo das entrevistas, bem como os mapas de processo para os participantes, a fim de colher resultados eficazes. Durante a realização das entrevistas, é vital identificar e estabelecer as tarefas de entrada, papéis, tarefas de saída, decisões, tarefas executadas e vinculação a outros processos. Durante esta etapa, cada tarefa e decisão é identificada de forma única.
A automatização também exige treinamento. Desse modo, é possível garantir a utilização correta de todas as funcionalidades dos sistemas.
E, com a eliminação de uma série de tarefas pouco relevantes, a empresa pode explorar todo o potencial intelectual e criativo de seus profissionais, o que reforça a motivação e o engajamento.
Etapa 6: Processo no estado em que se encontra
É hora de mapear o processo real sem considerar o “processo deve ser” ideal ou de acordo com os “procedimentos operacionais padrões”. Alguns dos pontos que precisam ser considerados são as principais atividades do processo, decisões e fontes de aprovações de uma etapa antes de passar para a próxima, áreas onde ocorrem vários métodos, causas de gargalos, trabalhos extras, desperdícios e fatores que obstruem membros do processo de desempenho eficaz.
Liste cuidadosamente e combine todas as etapas do processo com suas respectivas funções. Atribua símbolos de fluxograma corretos e analise o mapa do processo para o fluxo adequado.
Etapa 7: Analisar, avaliar e aprovar
Revise as etapas do processo minuciosamente para identificar quaisquer redundâncias, atrasos, etapas desnecessárias, funções ambíguas, tempo de ciclo, lapso de atividade, fluxos de atividade repetidos, gargalos e loops de retrabalho. Em seguida, avalie o desempenho do processo.
Pode-se fazer uso de ferramentas para medir o mesmo usando gráficos de Pareto, diagrama de causa e efeito, gráficos de comportamento de processo e modelagem e simulação de processo. Por fim, conclua o plano de melhoria do processo e, após uma revisão final por todas as partes interessadas, assine-o.
Etapa 8: Monitoramento constante
Para alavancar a produtividade, não basta automatizar processos. É necessário avaliar quais os resultados e os impactos gerados. Logo, é preciso estabelecer um monitoramento constante, por meio de indicadores de desempenho e checklists específicos.
A automação é uma estratégia de aliar a tecnologia às atividades cotidianas e também pode ser adotada em diversas áreas de uma empresa, trazendo excelentes resultados em qualquer uma delas.
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