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Como criar o evento perfeito em meio à pandemia?

Como criar o evento perfeito em meio à pandemia?

A especialista em eventos Flavia Morizono conta no CONAREC 2020 que é possível criar eventos incríveis mesmo no meio digital; saiba como

Uma das áreas mais afetadas negativamente pelo isolamento social foi a de eventos. Todo o formato precisou ser remodelado para as plataformas digitais para os eventos pudessem continuar acontecendo.

Flavia Morizono, diretora de planejamento e operações da Joia Eventos Estratégicos, falou em palestra ao CONAREC 2020 sobre os desafios dessa área neste momento delicado, dando dicas para que empresas possam engajar seus convidados e proporcionar experiências inesquecíveis no mundo digital.

Lidando com novos formatos

No painel “Design de eventos em tempo de pandemia ― olhando o além do que já  sabemos”, Flavia opinou que produtores precisam ter em mente que o início de um evento não significa a sua abertura, e sim o primeiro briefing; da mesma forma, o fim pode significar anos à frente do término do projeto. “Arrisco a dizer que uma experiência pode durar a vida inteira, desde que ela seja completa”, diz.

Ela também acredita que todos os eventos do mundo são capazes de ser incríveis, desde que seus produtores sejam capazes de desenhá-los do início ao fim. Para isso existem métodos que podem ser seguidos para criar experiências inesquecíveis e que agreguem valor ao usuário, mesmo com as limitações do coronavírus.

“Quando olhamos para uma câmera em um evento digital, pode ser que tenha muito mais do que seis mil pessoas, o que normalmente teria em uma plateia de evento grande. Não dá para saber quantas pessoas estão ouvindo, ou de onde elas vêm e quem são”, explica.

Assim, é preciso que o produtor de evento olhe para além daquilo que ele sabe, pegando técnicas já existentes e indo muito mais a fundo. “Lapidamos as técnicas e entendemos que a jornada do convidado pode ter a mesma felicidade e compartilhar e agregar valor desde que tudo seja adaptado.”

Estratégias de design para eventos digitais

  • Briefing: quanto mais completo o briefing do evento, mais precioso ele será. “Coloque mesmo as informações que parecem óbvias. Para o convidado não existe informação demais.”
  • Experiência: entenda qual é o sentimento que você quer que seu convidado tenha ao assistir seu evento. O que você quer que ele carregue por muito tempo nas lembranças? Defina isso.
  • Público: conheça seu público. Quem é o seu convidado? Desenhe uma persona pensando em idade, classe social, hábitos de consumo, hobbies etc.
  • Dispositivos: quais dispositivos seu público irá usar para assistir ao evento? Ele será totalmente digital ou híbrido, com convidados em um estúdio?
  • Mundo Digital: o que seu espectador faz no mundo digital? Quais recursos ele gosta e por onde ele navega?
  • Mundo Físico: o que ele faz no mundo físico? Onde ele está agora mesmo? É preciso entender a localidade do público-alvo no agora e na data corrente do evento.
  • Sentimento: o que seu público está pensando e sentindo? Ainda está com medo da pandemia ou já a superou? “Quando se entende o que o público está sentindo conseguimos oferecer um conteúdo relevante, que ele precisa e que se interessa.”
  • Dados: quais são os dados que esse público está consumindo e gerando?

Redundância e contingência

Quando se tem as respostas para todas as perguntas da lista acima, segundo Flavia, é possível preparar dois pontos importantes: redundância e contingência. “Tecnicamente é preciso que todos os porta-vozes estejam a par dos conteúdos que entrarão no evento, para lidar com possíveis problemas técnicos”, diz. “Jamais entregue conteúdos incompletos aos espectadores.”

Gerando engajamento

O objetivo maior para qualquer evento é aproximar o público. Todo mundo recebe diariamente convites para webinars, lives, eventos digitais, congressos etc. Por que o seu convidado deveria preferir o seu evento ao do seu concorrente? Para isto, Flavia diz que o engajamento e networking são fatores importantíssimos. “É preciso saber se o seu convidado tem desejo de fazer networking com outro convidado, ou com algum patrocinador. Neste caso, ofereça meios para que esse networking ocorra”, sugere.

O estudo das perguntas também irá indicar qual é o melhor formato do evento para cada público específico: se será um formato jornalístico, ou mais informal, com bate-papo virtual, por exemplo.

De acordo com a Diretora, estudos indicam que 30 minutos é o limite que as pessoas se mantém engajadas em eventos online. Isso acontece porque o espectador não está em imersão, em casa, da mesma forma que estaria em um pavilhão de eventos ― em casa muitas interrupções podem ocorrer.

“Portanto, determine quanto tempo você quer oferecer, e quanto tempo você deve oferecer de conteúdo ininterrupto aos seus convidados.”

Ações físicas

Por fim, a especialista sugere a utilização de ações físicas para agregar valor aos eventos digitais, como entregar materiais presenciais em horários estratégicos na casa dos espectadores ― comida fresquinha na hora do coffee break, cerveja gelada no happy hour, credenciais, vouchers, QR Codes, sorteios etc ― para auxiliar na imersão e engajamento. “Essa é uma forma de tocar seu convidado e atingir as expectativas e surpreender eles”, finaliza.


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