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Quais os melhores métodos para uma gestão de projetos eficiente?

Quais os melhores métodos para uma gestão de projetos eficiente?

Mais do que nunca, as empresas precisam buscar meios para uma gestão de projetos ágil e produtiva

A gestão de projetos dentro de uma empresa é importante porque impede que o plano fique fora do escopo, além de estimular a produtividade, melhorar a transparência das atividades e fornecer uma visão clara para a equipe.

Mas, hoje, vivemos uma realidade em que o mundo está apenas começando a refletir sobre a realidade pós-pandemia. As mudanças e os desafios são tremendos, e acaba refletindo em múltiplas esferas. E na área de gestão de projetos não é diferente.

De acordo com o relatório Megatendências 2021, do Project Management Institute, instituição internacional que associa profissionais de gestão de projetos – três pontos devem ser levados em consideração quando falamos nessa nova realidade aplicada à gestão de projetos:

  • Novas formas de trabalhar, incluindo metodologias ágeis, em cascata e híbridas, e abordagens de gerenciamento de projetos digitais, como ferramentas de solução de problemas, ferramentas orientadas por IA e aplicativos de microaprendizagem.
  • Habilidades de capacitação, como liderança colaborativa, mentalidade inovadora, empatia com a voz do cliente, empatia com a voz do funcionário e a capacidade de construir relacionamentos de confiança.
  • Visão de negócios, abrangendo um conjunto completo de recursos que permitem que as pessoas entendam não apenas suas próprias funções, mas também a relação do trabalho delas com a estratégia de negócios e com outras partes do negócio.

 

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É preciso acompanhar as mudanças

O mundo está mudando em uma velocidade nunca antes vista. Sempre tivemos mudanças, mas não no ritmo, capilaridade e impacto que temos hoje.

Por isso, segundo o professor e coordenador do MBA em Gerenciamento de Projetos da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e autor de diversos livros na área gerencial, André Barcaui, é preciso atenção aos projetos longos e com prazo de avaliação somente no final do projeto:

“A depender do contexto do projeto que estivermos nos referindo, um longo planejamento pode não ser a melhor alternativa. Pode gerar até desperdício, dado que inevitavelmente teremos mudanças ao longo do caminho. Mais ainda: se depois de planejar muito, executarmos e entregarmos ao fim, pode ser que o cliente ou a empresa ao qual você trabalha goste ou não goste do projeto, o que acarretaria em elevado gasto de tempo, recursos e energia”, comenta o professor.

Por outro lado, se partirmos para entregas menores, com ciclos de planejamento mais curtos, a entrega passa a ser interativa.

“Significa que o cliente ou a liderança dá seu feedback mais rápido e, se errarmos, erramos mais rápido e já partirmos para outro ciclo, visando a manutenção do que foi feito. Se acertarmos, acertamos mais rápido também.  Isso é exatamente o que os métodos ágeis sugerem: foco no valor sendo gerado com uma perspectiva mais adaptativa e menos preditiva do planejamento. Não é que o planejamento não seja importante ou não exista, mas valoriza-se mais a adaptação. Com isso, o cliente (ou os líderes) participam mais do processo, mudanças são abraçadas (e não temidas) e o ciclo como um todo responde melhor à complexidade dos ambientes de hoje em dia”, esclarece Barcaui.

Contudo, planejamentos mais curtos e adaptáveis não podem ser traduzidos como falta de planejamento. Para Mário Trentim, CEO da PMO Global Alliance e Diretor Executivo da Trentim Gestão & Tecnologia, a falta de planejamento leva uma empresa a ficar atrás da concorrência por baixa qualidade e baixa produtividade.

“As empresas não gastam quase nada de tempo em planejamento e organização, o que resulta em enorme retrabalho e fracasso. A gestão ágil utiliza um planejamento mínimo necessário para que o projeto tenha sucesso sem burocratização excessiva e sem bagunça por falta de gestão”, pontua.

Métodos adaptáveis, resultados certeiros

Para colocar a gestão de projetos em prática, cada organização deve buscar o método (ou mix de métodos) mais adequado a sua realidade.

Para Barcaui, trata-se de uma questão muito particular. Frameworks e modelos são bons pontos de partida, mas cada organização deve buscar seu próprio caminho, porque cada ambiente é único e, mais ainda, cada cultura demanda uma abordagem específica.

Isso porque o risco de não se respeitar essa avaliação e querer copiar modelos é muito elevado. Mas, de maneira geral, muitas organizações trabalham com métodos preditivos.

“Quando me refiro a preditivo, falo de métodos tradicionais com base nas boas práticas sugeridas pelo PMI (Project Management Institute), por exemplo. Muitas outras, trabalham com métodos como Scrum ou Kanban, que são abordagens ágeis. Ambas têm sido utilizadas cada vez mais em ambientes e segmentos dos mais diversos. De tecnologia a engenharia e arquitetura, passando por muitos outros”, exemplifica.

Guardadas as diferenças entre eles, o ponto de convergência é que ambos promovem a adaptação, a transparência, inspeção, colaboração, gestão visual e a possibilidade de times pequenos e mais autônomos, permitindo um ritmo sustentável.

Nesse sentido, Mário Trentim cita, por exemplo, modelos adaptáveis, como o Project Model Canvas, Gestão de Projetos em uma Página e Gestão Ágil de Projeto.

O Project Model Canvas, criado pelo professor e consultor José Finocchio Jr., é uma metodologia para planejamento e gestão de projetos em uma página (One Page Project Management). Trata-se de uma metodologia simples, intuitiva e versátil para gerenciar projetos de diferentes tipos e tamanhos. Essa metodologia utiliza conceitos visuais e lógicos, que ficam organizados em blocos de perguntas fundamentais (Por quê, O quê, Quem, Como, Quando e Quanto). Esses blocos são formados pelos elementos fundamentais do plano, e podem ser visualizados em uma única página.

O Project Model Canvas é feito sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, os famosos post-its, com no máximo 140 caracteres por nota. Tal metodologia permite que o modelo seja modificado quantas vezes for necessário.

Já a Gestão Ágil de Projeto foi popularizada no meio industrial pela fabricante automotiva Toyota, logo após a Segunda Guerra Mundial. Ela parte da premissa que é melhor intervir no projeto diante de um problema ao invés de recomeçar.

E, apesar de ter a palavra ágil no nome, esse modelo tem a ver não apenas com rapidez, mas também com flexibilidade e integração. Sendo assim, métodos ágeis são adaptáveis a mudanças repentinas no planejamento, como mudar prioridades, adiar tarefas e alterar características do projeto conforme necessário.

Para isso, o projeto é todo dividido em etapas menores, para que seja mais fácil aplicar mudanças sem comprometer todo o planejamento.

Engajando a equipe na gestão de projetos

Em projetos ágeis, a proposta é que a equipe ganhe mais soberania, possa se autogerenciar e organizar. Isso significa empoderamento, quebra de paradigmas e liberdade de ação para o time, em detrimento à velha gestão estilo comando-controle, muito comum na sociedade industrial, mas que perde cada vez mais sentido na sociedade do conhecimento.

“O segredo do engajamento está no intuito que aquele determinado trabalho traz para pessoa, ou seja, o propósito por trás da atividade. Além disso, é preciso maestria, a ideia de continuar sempre aprendendo e se desenvolvendo. E por último, mas não menos importante, autonomia para tomada de decisões.

Na prática, se o nível de desafio for muito abaixo do domínio da pessoa, acaba gerando apatia. Se for muito acima, gera ansiedade. Mas se for adequado e estiverem todos cientes da razão de estarem fazendo o que estão fazendo e como aquilo vai gerar valor, a tendência é uma equipe mais engajada, mais unida e desempenhando melhor”, pondera Barcaui.

Para Trentim, são vários os fatores que fomentam esse engajamento.

“A formação da equipe deve observar os estágios de Tuckman (fases de desenvolvimento de uma equipe, que precisam passar por etapas que vão desde a formação e a integração contínua dos participantes até a dissolução do grupo). Além disso, a liderança situacional permite adaptar o estilo de gestão à equipe. O engajamento depende, portanto, de definir propósito, processos e ferramentas”, conclui.


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